Verfahrensordnung LkSG

Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz / Procedural Rules for the Complaint Procedure under the Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG, Supply Chain Due Diligence Act)

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Diese Verfahrensordnung regelt die Voraussetzungen, Abläufe und Bearbeitung von Hinweisen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln unseres Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.

Darüber hinaus regelt sie die Grundsätze zum Schutz von natürlichen Personen, die derartige Hinweise im Rahmen der Voraussetzungen des Lieferkettensorgfaltspflichten-gesetzes (LkSG) auf dem hierfür vorgesehenen Verfahrensweg geben (hinweisgebende Personen).

Nachstehende Regelungen sind für alle im Beschwerdeverfahren eingesetzten Mitarbeiter verbindlich.

Verfahren

Für das Beschwerdeverfahren ist eine interne Meldestelle eingerichtet. Die Meldestelle ist mit Personen besetzt, die Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sind. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die Meldestelle bestätigt einem Hinweisgeber den Eingang einer Meldung. Anschließend prüft sie zum einen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des LkSG fällt, zum anderen, ob die Meldung stichhaltig und plausibel ist.

Die Meldestelle hat hierzu den Sachverhalt ggf. zur weiteren Aufklärung mit der hinweisgebenden Person zu erörtern, sofern die hinweisgebende Person zur entsprechenden Kommunikation bereit ist und ggf. weitere Aufklärungsmaßnahmen zu unternehmen.

Ergibt sich aus der Meldung und/oder den Aufklärungsmaßnahmen, dass ein Anwendungsfall des LkSG gegeben ist, wird unser Unternehmen die entsprechenden angemessenen Gegenmaßnahmen treffen.

Die Meldestelle kann ein Verfahren der einvernehmlichen Beilegung anbieten.

Die Verfahren der Beschwerdestelle sind unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren

Vertraulichkeit und Schutz des Hinweisgebers

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben wahrt das Beschwerdeverfahren die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und gewährleistet wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde.

Gegen Hinweisgeber gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. In solchen Fällen ist die Meldestelle zu informieren.

Kosten

Für den Hinweisgeber entstehen keine Kosten durch eine Meldung an die Meldestelle. Im Vor- oder Nachgang und im Zusammenhang zur Meldung auf Initiative des Hinweisgebers entstehende Aufwendungen, beispielsweise durch eine Rechtsberatung, werden nicht ersetzt.

Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft, beispielsweise wenn unser Unternehmen mit einer wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss.

Procedural Rules for the Complaint Procedure under the
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG, Supply Chain Due Diligence Act)

These procedural rules regulate the conditions, processes, and handling of notifications regarding human rights and environmental risks, as well as violations of human rights-related or environmental obligations, which arise from the economic activities of our company within our own business operations or those of a direct or indirect supplier.

Furthermore, they establish the principles for protecting natural persons who provide such notifications in accordance with the requirements of the Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) through the designated procedural route (whistleblowers).

The following regulations are binding for all employees involved in the complaint procedure.

Procedure

An internal reporting office is established for the complaint procedure. The reporting office is staffed with individuals who ensure impartial actions. They are independent in all actions regarding a complaint and not bound by instructions. They are obligated to maintain confidentiality.

The reporting office confirms the receipt of a report to the whistleblower. It then examines whether the reported violation falls within the substantive scope of the LkSG and whether the report is substantiated and plausible.

The reporting office is obliged to discuss the matter with the whistleblower for further clarification, provided the whistleblower is willing to communicate accordingly. The reporting office is obliged to undertake additional clarification measures if necessary.
If the report and/or the clarification measures indicate that a case under the LkSG is present, our company will take the appropriate and reasonable countermeasures.

The reporting office can offer a procedure for amicable resolution.

The procedures of the reporting office are continuously documented internally within the company.

Confidentiality and Protection of the Whistleblower

In compliance with legal requirements, the complaint procedure maintains the confidentiality of the whistleblower's identity and ensures effective protection against disadvantage or punishment resulting from a complaint.

Retaliation against whistleblowers is prohibited. This also applies to threats and attempts to exercise retaliation. In such cases, the reporting office must be informed.

Costs

No costs are incurred by the whistleblower for reporting to the reporting office. Expenses incurred before or after and in connection with the report at the whistleblower's initiative, such as legal advice, will not be reimbursed.

Effectiveness of the Complaint Procedure

The effectiveness of the complaint procedure is reviewed annually and on an ad hoc basis, for example, if our company expects a significantly increased risk situation within its own business operations or with a direct supplier.