Verfahrensordnung LkSG
Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz / Procedural Rules for the Complaint Procedure under the Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG, Supply Chain Due Diligence Act)
English version click here.
Diese Verfahrensordnung regelt die Voraussetzungen, Abläufe und Bearbeitung von Hinweisen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln unseres Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.
Darüber hinaus regelt sie die Grundsätze zum Schutz von natürlichen Personen, die derartige Hinweise im Rahmen der Voraussetzungen des Lieferkettensorgfaltspflichten-gesetzes (LkSG) auf dem hierfür vorgesehenen Verfahrensweg geben (hinweisgebende Personen).
Nachstehende Regelungen sind für alle im Beschwerdeverfahren eingesetzten Mitarbeiter verbindlich.
Verfahren
Eine Meldung ist über die folgenden Kanäle möglich:
- über ein Online-Meldeportal,
- über Telefon,
- per Post an die Meldestelle.
Je nach Nutzung dieser Kanäle ist wahlweise auch eine anonyme Meldung möglich.
Hinweisgebende Personen können selbst entscheiden, ob sie während des Verfahrens anonym bleiben möchten oder nicht. Falls der hinweisgebende Person sich für Anonymität entscheidet, garantiert unser Unternehmen, dass ihre Identität weder ihrem Arbeitgeber noch dessen Auftraggebern gegenüber offengelegt wird. Weitere Hinweise zur Vertraulichkeit finden sich unter dem Punkt „Vertraulichkeit und Schutz der hinweisgebenden Person“.
Für das Beschwerdeverfahren ist eine interne Meldestelle eingerichtet. Die Meldestelle ist mit Personen besetzt, die Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sind. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Die Meldestelle bestätigt einer hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung binnen sieben Tagen. Anschließend prüft sie zum einen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des LkSG fällt, zum anderen, ob die Meldung stichhaltig und plausibel ist.
Die Meldestelle hat hierzu den Sachverhalt ggf. zur weiteren Aufklärung mit der hinweisgebenden Person zu erörtern, sofern die hinweisgebende Person zur entsprechenden Kommunikation bereit ist und ggf. weitere Aufklärungsmaßnahmen zu unternehmen.
Ergibt sich aus der Meldung und/oder den Aufklärungsmaßnahmen, dass ein Anwendungsfall des LkSG nicht gegeben ist, teilt die Meldestelle der hinweisgebenden Person dies unverzüglich, spätestens innerhalb von drei Wochen nach Eingang der Meldung mit. Das Verfahren ist damit abgeschlossen.
Ergibt sich aus der Meldung und/oder den Aufklärungsmaßnahmen, dass ein Anwendungsfall des LkSG gegeben ist, wird die Tragfähigkeit des Sachverhalts geprüft. Hieraus können sich folgende Schlussfolgerungen ergeben:
- Unbegründet: Es wurden klare Beweise dafür gefunden, dass keine Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflicht eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht.
Das Ergebnis, dass eine sachlich unbegründete Meldung vorliegt, teilt die Meldestelle der hinweisgebenden Person dies unverzüglich, spätestens innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung mit. Das Verfahren ist damit abgeschlossen.
- Begründet: Während der Untersuchung wurden Beweise gefunden oder durch verschiedene Quellen bestätigt, dass die Verletzung einer menschenrechts-bezogenen oder umweltbezogenen Pflicht eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht.
Stellen wir fest, dass die Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder einer umweltbezogenen Pflicht in unserem eigenen Geschäftsbereich oder bei einem unmittelbaren Zulieferer bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, teilen wir dieses Ergebnis der hinweisgebenden Person mit, und ergreifen unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen, um diese Verletzung zu verhindern, zu beenden oder das Ausmaß der Verletzung zu minimieren.
Bei den Maßnahmen unterscheiden wir, ob die Pflichtverletzungen im eigenen Geschäftsbereich, dem Geschäftsbereich unmittelbarer Zulieferer oder im Bereich der mittelbaren Zulieferer vorgefallen ist:
Im eigenen Geschäftsbereich wird die Abhilfemaßnahme zu einer Beendigung der Verletzung führen.
Im Bereich unmittelbarer Zulieferer besteht das vorrangige Ziel, dass die Abhilfemaßnahme zu einer Beendigung der Verletzung führt. Kann der Zulieferer die Verletzung nicht in absehbarer Zeit beenden, werden wir unverzüglich ein Konzept zur Minimierung erstellen und umsetzen. Das Konzept muss einen konkreten Zeitplan enthalten und ist unverzüglich, spätestens innerhalb von 3 Monaten nach Feststellung der Begründetheit der Meldung fertigzustellen. Das Konzept wird außerdem Erwägungen beinhalten, wann ein Abbruch der Geschäftsbeziehung zu erwägen ist.
Neben der regulären jährlichen Überprüfung der Wirksamkeit unserer Präventionsmaßnahmen geben die Erkenntnisse aus festgestellten Verletzungen und erfolgten Abhilfemaßnahmen konkreten Anlass zur Aktualisierung der Risikoanalyse und Prüfung der Anpassung der Maßnahmen. Prüfung und Aktualisierung haben unverzüglich zu erfolgen.
Bei substantiierter Kenntnis von möglichen Pflichtverletzungen durch mittelbare Zulieferer werden entsprechende anlassbezogene Maßnahmen ergriffen. Diese umfassen eine Risikoanalyse, entsprechende Präventionsmaßnahmen und Abhilfekonzepte. Das Vorgehen muss einem konkreten Zeitplan folgen und ist schnellstmöglich, spätestens innerhalb von 3 Monaten nach Feststellung der Begründetheit der Meldung durchzuführen.
- Keine abschließende Schlussfolgerung möglich: Aufgrund mangelnder Beweise ist es nicht möglich, endgültig festzustellen, ob eine Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflicht eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht.
Sollte keine abschließende Schlussfolgerung möglich sein, ob eine Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflicht eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, endet das Beschwerdeverfahren. Wir werden eine anlassbezogene Risikoanalyse durchführen, um die menschenrechtliche und umweltbezogene Risikogewichtung und -priorisierung mit den Erkenntnissen aus der Bearbeitung von Hinweisen neu vorzunehmen und gegebenenfalls angemessene (Präventions-) Maßnahmen ergreifen, um menschenrechtsbezogene oder umweltbezogene Risiken zu verhindern oder zu minimieren. Die anlassbezogene Risikoanalyse wird abhängig vom konkreten Sachverhalt schnellstmöglich durchgeführt.
Die Meldestelle kann ein Verfahren der einvernehmlichen Beilegung anbieten.
Die Verfahren der Beschwerdestelle sind unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren.
Vertraulichkeit und Schutz des Hinweisgebers
Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben wahrt das Beschwerdeverfahren die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und gewährleistet wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde.
Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. In solchen Fällen ist die Meldestelle zu informieren.
Um die Beschwerde zu bearbeiten, benötigt unser Unternehmen jedoch die Zustimmung der hinweisgebenden Person zur Überwachung der Nachverfolgung, zur Bewertung des Ergebnisses gemeinsam mit der hinweisgebenden Person und gegebenenfalls zur Überprüfung, dass keine Repressalien erfolgen. Unabhängig davon, ob sich die hinweisgebende Person für Anonymität entscheidet oder nicht, wird unser Unternehmen in den veröffentlichten Berichten über Beschwerden niemals Informationen über hinweisgebende Personen nennen, die zu deren Identifizierung führen könnten.
Kosten
Für die hinweisgebende Person entstehen keine Kosten durch eine Meldung an die Meldestelle. Im Vor- oder Nachgang und im Zusammenhang zur Meldung auf Initiative der hinweisgebenden Person entstehende Aufwendungen, beispielsweise durch eine Rechtsberatung, werden nicht ersetzt.
Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft, beispielsweise wenn unser Unternehmen mit einer wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss.
Procedural Rules for the Complaint Procedure under the
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG, Supply Chain Due Diligence Act)
These procedural rules regulate the conditions, processes, and handling of notifications regarding human rights and environmental risks, as well as violations of human rights-related or environmental obligations, which arise from the economic activities of our company within our own business operations or those of a direct or indirect supplier.
Furthermore, they establish the principles for protecting natural persons who provide such notifications in accordance with the requirements of the Supply Chain Due Diligence Act (LkSG) through the designated procedural route (whistleblowers).
The following regulations are binding for all employees involved in the complaint procedure.
Procedure
A report can be submitted through the following channels:
- via an online reporting portal,
- by telephone,
- by mail to the reporting office.
Depending on the chosen channel, anonymous reporting may also be possible.
Whistleblowers can decide for themselves whether they wish to remain anonymous during the process. If the whistleblower chooses to remain anonymous, our company guarantees that their identity will not be disclosed to their employer or the employer’s clients. Further information on confidentiality can be found under the section “Confidentiality and Protection of the Whistleblower.”
An internal reporting office is established for the complaint procedure. The reporting office is staffed with individuals who ensure impartial actions. They are independent in all actions regarding a complaint and not bound by instructions. They are obligated to maintain confidentiality.
The reporting office confirms the receipt of a report to the whistleblower within seven days. It then examines whether the reported violation falls within the substantive scope of the LkSG and whether the report is substantiated and plausible.
The reporting office is obliged to discuss the matter with the whistleblower for further clarification, provided the whistleblower is willing to communicate accordingly. The reporting office is obliged to undertake additional clarification measures if necessary.
If the report and/or clarification measures determine that the LkSG does not apply, the reporting office will inform the whistleblower immediately, but no later than three weeks after receipt of the report. The procedure is then considered closed.
If the report and/or clarification measures indicate that the LkSG is applicable, the validity of the case will be examined. The following conclusions may result:
- Unfounded: Clear evidence has been found that no violation of a human rights-related or environmental obligation has occurred or is imminent.
The reporting office will inform the whistleblower of this result immediately, but no later than three months after receiving the report. The procedure is then considered closed.
- Founded: During the investigation, evidence has been found or confirmed by various sources that a violation of a human rights-related or environmental obligation has occurred or is imminent.
If we determine that such a violation has already occurred or is imminent within our own business operations or with a direct supplier, we will inform the whistleblower of this result and immediately take appropriate remedial measures to prevent, end, or minimize the impact of the violation.
The type of measures taken depends on where the violation has occurred:
Within our own business operations: The remedial measure will lead to the termination of the violation.
With direct suppliers: The primary goal is for the remedial measure to end the violation. If the supplier is unable to end the violation within a foreseeable timeframe, we will immediately develop and implement a mitigation plan. This plan must include a concrete timeline and be completed no later than three months after determining the validity of the report. It will also include considerations on when to potentially terminate the business relationship.
In addition to the regular annual review of the effectiveness of our preventive measures, findings from confirmed violations and implemented remedial actions will provide concrete reasons for updating the risk analysis and reviewing the need for adjustments to our measures. This review and update must take place immediately.
With indirect suppliers: If there is substantial knowledge of possible violations, appropriate case-specific measures will be taken. These include a risk analysis, relevant prevention measures, and remediation plans. The approach must follow a concrete timeline and be implemented as soon as possible, but no later than three months after determining the validity of the report. - No definitive conclusion possible: Due to a lack of evidence, it is not possible to definitively determine whether a violation of a human rights-related or environmental obligation has occurred or is imminent.
In such cases, the complaint procedure is concluded. However, we will conduct a case-specific risk analysis to reassess and prioritize human rights and environmental risks based on the insights gained from processing reports. If necessary, we will take appropriate (preventive) measures to prevent or minimize human rights-related or environmental risks. The case-specific risk analysis will be carried out as quickly as possible, depending on the specific circumstances.
The reporting office can offer a procedure for amicable resolution.
The procedures of the reporting office are continuously documented internally within the company.
Confidentiality and Protection of the Whistleblower
In compliance with legal requirements, the complaint procedure maintains the confidentiality of the whistleblower's identity and ensures effective protection against disadvantage or punishment resulting from a complaint.
Retaliation against whistleblowers is prohibited. This also applies to threats and attempts to exercise retaliation. In such cases, the reporting office must be informed.
However, in order to process the complaint, our company requires the whistleblower’s consent for monitoring follow-up actions, evaluating the outcome together with the whistleblower, and, if necessary, verifying that no reprisals occur.
Regardless of whether the whistleblower chooses to remain anonymous or not, our company will never include any information in published reports on complaints that could lead to the identification of the whistleblower.
Costs
No costs are incurred by the whistleblower for reporting to the reporting office. Expenses incurred before or after and in connection with the report at the whistleblower's initiative, such as legal advice, will not be reimbursed.
Effectiveness of the Complaint Procedure
The effectiveness of the complaint procedure is reviewed annually and on an ad hoc basis, for example, if our company expects a significantly increased risk situation within its own business operations or with a direct supplier.