Verfahrensordnung HinSchG

Verfahrensordnung für Meldungen an die interne Meldestelle nach dem HinSchG

Diese Verfahrensordnung regelt die Grundsätze zum Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die hierfür eingerichtete Meldestelle melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). 

Verstöße sind in diesem Zusammenhang Handlungen oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) fallen. 

Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind. 

Nachstehende Regelungen sind für alle im Beschwerdeverfahren eingesetzten Mitarbeiter verbindlich. 

Verfahren

Die interne Meldestelle bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang einer Meldung binnen sieben Tagen. Anschließend prüft sie zum einen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt, zum anderen, ob die Meldung stichhaltig und plausibel ist.

Letzteres kann auch – sofern seitens des Hinweisgebers ermöglicht – unter Einholung weiterer bzw. weitergehender Informationen vom Hinweisgeber erfolgen.

Als Prüfungsergebnis kann ein internes Untersuchungsverfahren eröffnet werden, und / oder das Verfahren an eine zuständige Behörde abgegeben werden. Alternativ kann die Einstellung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen erfolgen, oder der Hinweisgeber an andere zuständige Stellen verwiesen werden. Über das jeweilige (Zwischen-)Ergebnis wird der Hinweisgeber informiert.

Die interne Meldestelle gibt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber erfolgt nur insoweit, als dass dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. 

Vertraulichkeit 

Die Meldestelle wahrt, sofern und soweit gesetzlich möglich und vom Hinweisgeber gewünscht, die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. 

Darüber hinaus ist die Identität derjenigen Personen im gleichen Umfang geschützt, die Gegenstand einer Meldung sind oder sonst in der Meldung genannt werden.

Die Identität der genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Schutz des Hinweisgebers

Ein Hinweisgeber im Sinne der Vorschriften des HinSchG kann nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen, die er gemeldet oder offengelegt hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern die Beschaffung nicht als solche oder der Zugriff nicht als solcher eine eigenständige Straftat darstellt.

Darüber hinaus kann ein Hinweisgeber keine Offenlegungsbeschränkungen verletzen und nicht für die bei einer Meldung oder Offenlegung erfolgte Weitergabe von Informationen rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern er hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die Weitergabe der Informationen erforderlich war, um einen Verstoß im Sinne des HinSchG aufzudecken.

Gegen Hinweisgeber gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.

Kosten

Für den Hinweisgeber entstehen keine Kosten durch eine Meldung an die interne Meldestelle. Im Vor- oder Nachgang und im Zusammenhang zur Meldung auf Initiative des Hinweisgebers entstehende Aufwendungen, beispielsweise durch eine Rechtsberatung, werden nicht ersetzt.

Dokumentation

Die interne Meldestelle dokumentiert alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots.

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgt eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, wird die Meldung durch Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) dokumentiert.

Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft wird mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen.

Dem Hinweisgeber wird Gelegenheit gegeben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch seine Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so wird diese gelöscht, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.