Verfahrensordnung LkSG

Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Diese Verfahrensordnung regelt die Voraussetzungen, Abläufe und Bearbeitung von Hinweisen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln unseres Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind. 

Darüber hinaus regelt sie die Grundsätze zum Schutz von natürlichen Personen, die derartige Hinweise im Rahmen der Voraussetzungen des Lieferkettensorgfaltspflichten-gesetzes (LkSG) auf dem hierfür vorgesehenen Verfahrensweg geben (hinweisgebende Personen). 

Nachstehende Regelungen sind für alle im Beschwerdeverfahren eingesetzten Mitarbeiter verbindlich. 

Verfahren

Für das Beschwerdeverfahren ist eine interne Meldestelle eingerichtet. Die Meldestelle ist mit Personen besetzt, die Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, insbesondere unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sind. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die Meldestelle bestätigt einem Hinweisgeber den Eingang einer Meldung. Anschließend prüft sie zum einen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des LkSG fällt, zum anderen, ob die Meldung stichhaltig und plausibel ist.

Die Meldestelle hat hierzu den Sachverhalt ggf. zur weiteren Aufklärung mit der hinweisgebenden Person zu erörtern, sofern die hinweisgebende Person zur entsprechenden Kommunikation bereit ist und ggf. weitere Aufklärungsmaßnahmen zu unternehmen.

Ergibt sich aus der Meldung und/oder den Aufklärungsmaßnahmen, dass ein Anwendungsfall des LkSG gegeben ist, wird unser Unternehmen die entsprechenden angemessenen Gegenmaßnahmen treffen.

Die Meldestelle kann ein Verfahren der einvernehmlichen Beilegung anbieten. 

Die Verfahren der Beschwerdestelle sind unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren

Vertraulichkeit und Schutz des Hinweisgebers

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben wahrt das Beschwerdeverfahren die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und gewährleistet wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde.

Gegen Hinweisgeber gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. In solchen Fällen ist die Meldestelle zu informieren.

Kosten

Für den Hinweisgeber entstehen keine Kosten durch eine Meldung an die Meldestelle. Im Vor- oder Nachgang und im Zusammenhang zur Meldung auf Initiative des Hinweisgebers entstehende Aufwendungen, beispielsweise durch eine Rechtsberatung, werden nicht ersetzt.

Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen

überprüft, beispielsweise wenn unser Unternehmen mit einer wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss.